定例会を充実させて、プロジェクトにリズムを！

仕事柄、様々な問題プロジェクトに、推進役 or 管理役として関与させて頂いている。もちろん、プロジェクト各々で 危機的度合いは異なるのだが、比較的度合いの大きいものにフォーカスすると 問題の共通点が見えてくる。
それは秩序が無いこと。プロジェクトがどこに向かっているかわからない。もちろん、各メンバは何をすべきかわからない。スケジュールがない、もしくは、あっても誰もそれを守ろうとしていない。そもそも、プロジェクトオーナーがほったらかし。等、特に（道筋が定まっていない）上流工程でよく見受けられる。

で、プロジェクトの立て直し（プロジェクトを秩序付ける）にあたって、プロジェクト計画を練り直し綿密なプロセスやルールも決める。そして、プロジェクトメンバ全員を集めて「さあ、皆さん、これを守ってください！」という流れだが、これはなかなか上手くいかない。いきなり、多岐に渡っての改善要求は、ハードルが高すぎる。
経験則上、先ず始めに、定例会にフォーカスした改善が効果的であると印象を持っている。

定例会の改善とは、やや抽象的な言い方をすると、定例会を（各プロジェクトメンバにとって）継続的に充実感を得られる場にする事。それによって、各メンバが、定例会を価値ある重要なものとして扱い、積極的に関与する様になり、定例会がプロジェクトにおける軸となる。そして、定例会を軸にプロジェクトにリズムが生まれる。具体的には、（週次等で設定された）定例会を乗り切る事が、プロジェクトメンバ全員にとっての定常的な小さな共通目標として据えられ、良い意味での作業ルーチンが出来上がる。（ルーチン例として、月：検討材料を収集、火：個人レベルでのアイデア出し、水：グループでのアイデア出し、木：アイデアのまとめ、金：定例会）

最後に、定例会の改善（定例会の充実化）にあたって、具体的な取り組みとして３つある。
この３つは、ほんと当たり前の事だけど、なかなか この当たり前の事を規則正しくやれているところが少ない。それほど、大変な作業でない割に、比較的大きな効果をもたらすので、ぜひ実践して頂きたい。
１．事前にアジェンダを送付
これは、プロジェクトメンバに対して、定例会に臨むにあたっての準備を促す作用がある。準備してもらう為に、各議題に対して、これは確認事項なのか検討事項なのか決議事項なのかを明確にする。特に、検討事項の場合は、具体的な論点まで書いてあげるのが親切である
２．的確な司会進行
ダラダラ長くて結論の無い不毛な会議。これだけは回避せねばならない。
“同じ事を繰り返し話す”や”論点がずれている”等を上手くコントロールする必要がある。また、各議題の終わりに、「これは来週まで持ち越しですね」とか「この案で決定ですね」等、結論付けてあげる事も大事である。
３．事後に議事録を送付
議事録不要論もあるが、軸として位置づける定例会においては、議事録は必要と考える。どこまで細かく書くかといった議事録の粒度については、プロジェクト毎に最適な形があると思うが、最低限 決定事項と宿題事項のまとめは必要な記載情報である。

こちらプロジェクト推進部、エフィジェント。
代表コンサルタント 赤秀有為