「ほんとうの時間管理について語ろう」 ①「時間管理」ができているとは、どのような状態か

そもそも時間管理ができているというのは、どのような状態を指すのでしょうか。「時間管理ができている」と感じる人と、「時間管理はできていない」と感じる人の差はどこにあるのでしょうか？

思いつくままに挙げてみると、

「自分は生産性が高いと感じているかどうか」

「無駄な時間を過ごしていると思っているかどうか」

「仕事でもプライベートでも、実際に成果が出ているかどうか」

「自分が計画した通りに事が運んでいるかどうか」

「毎日、ストレスを少なく感じているかどうか」

といったことが挙げられると思います。

次の表は、フランクリン・プランナーで行なった、時間管理に関する調査結果ですが、「自分は仕事がやりやすい。生産性も高く充実している」と考えている人がどのような意識を持っているかどうかを尋ねたものです。

すると、「きちんと計画を立てている」という、いわゆる時間管理ができている意識を持った方が多くいました。

一番上、「時間管理など行うつもりもない」と考えている人は、もちろんほとんど見受けられず、多くの人が「忙しすぎて時間管理などできない」と感じている人と比べて、時間管理ができていて、ストレスも少ないと答えています。

また、「上司や会社からの管理」「ITやネットによる縛られ感」も、とても少ないことが特徴となっていました。

仕事の活動や実際の業務に対し、自分自身で管理をし、自分で計画を立て、朝などの時間を効果的に使う、つまり自己管理ができている人ということになります。

ウォールストリートジャーナルでも、さまざまなITツールや最新テクノロジーは、「生産性の向上を必ずもたらす」ということではなく、要は「自己管理にある」という主旨のことが書かれています。自分を管理することが、いわゆる時間管理のことであり、それが生産性の向上につながるというわけです。

フランクリン・プランナーの生みの親、ハイラム・スミスも、「時間は管理できない。管理出来るのは自分自身の行動だけだ」と語るように、「自分の行動をどうマネジメントするか」、という点にフォーカスすべきだと言えるでしょう。

時間管理ができないというストレスは、「もともとやろうとしていたことができない」、

「計画通りに進まない」ことが大きな原因となります。

つまり、自分の行動を自分自身ではなく、他人から管理されてしまうことにあるのです。

普段のビジネスの中で、上司からの指示や他部門からの依頼事項が非常に多い仕事に携わられているかたは、自らの計画として、たとえば、「毎日決まった時間に指示をもらう」、「自ら依頼事項を想定し働きかける」、「予想できる依頼事項は前もってやっておく」などといったように、主体を自分自身におき、自分の行動として計画を立ててみましょう。

結果的に、想定がはずれ、計画の大きな修正になったとしても、その仕事の生産性は、これまでとは大きく違ったものになるはずです。