お客様を利用して想像力を磨け！

住んでいる静岡県三島市で、10月22日（月）、武雄市の樋渡啓祐市長講演会（三島市など後援）を行うことになり、その実行委員長を務めております。
※仕事とは無関係です。10/17（水）現在、数十席残席がございます。また、収益金は、震災被災地支援を行うプロジェクト結へ寄付いたします。

「申込受付を致しました」という内容の自動返信メールを作成したり、お問い合わせのメール応対をしたり、など、まあやること満載。
開催日まで残り１週間を切ったこの２、３日は、プライベートの時間はほとんど、今回のイベント関連の時間に費やしている気がします。

忙しくない、といったら嘘になるのですが、イベントを主催し、自らが様々な作業を担当すると、勉強になることが多いんです、すごく。とくに「想像力」は格段に鍛えられます。
返信用の受付確認メールの文章を考えるときでも
・相手はどんな機器で見るか（ＰＣの場合もあれば、携帯の場合もありますから）
・相手はどんな心境で見るか（誤解を招く表現は避ける（けれども正確性は担保する））
など、一言一句、気をつけなければいけないわけで…。
受けとった方からすると「１通のメール」にすぎず、メール自体も事務的な内容が多いので、印象に残らないと思いますが、送る方は「万人共通に理解できるメール」を狙うため、隠れた配慮が必要になってきます。

さて、今回の「受付確認メール」をここで堂々と！？公開すると、こんなフォーマットになっています。

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（宛名） 様

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2012年10月22日（月）18：30開演
武雄市樋渡啓祐市長講演会 in 三島
「共感の魔法」
～なぜ武雄市には、人も、お金も、注目も、そして「いいね！」も集まるのか？～
■ ■ ■ ■ ■

お申込を受付致しました。ありがとうございました。

（お願い）

１）多くの参加希望者が予想されています。
少しでも多くの方にご来場いただくため、
参加をキャンセルされる場合は、お手数ですが、キャンセル用サイト（省略）よりキャンセルの手続きをお願いいたします。
※操作ができない場合は、
講演実行委員会 （実行委員会のメールアドレス挿入。ここでは省略）
までご連絡ください。

２）領収書が必要な場合は、事前に上記実行委員会まで
ご連絡いただければ幸いです。
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ほんとに簡素な、なんでもないメールです。
でも、この１通作成するだけでも、やること、配慮することは、沢山あります。
・ＰＣでメールを受け取っても携帯で受け取っても余り違和感のないような長さ、表現で書く
・キャンセルサイトで本当にキャンセルできるのか、の確認をする
・お伝えしなければいけない（＝お伝えしないとこちらが困る）「最低限」のことを明記する
などなど…
このメールをしたためるだけでも、それなりの想像力が必要です。